الخطوات المتبعة في تحليل عروض المتناقصين للمشاريع الكبيرة :-
الطريقة الأولى :-
1. استلام مظروفين أحدهم فني والآخر مالي بحضور جميع المتناقصين .
2. فتح المظروف الفني فقط والمالي يحتفظ به عند المالك.
3. البدء في تحليل العرض الفني لكل متناقص على حده
4. إرسال الاستفسارات والملاحظات لكل متناقص حال أكمال تحليل عرضه الفني مع تحديد موعد لاستلام ردودهم كلا على حده .
5. استلام الردود و مراجعتها كل متناقص على حده .
6. تحديد موعد للاجتماعات التوضيحية وإفادة المتناقصين .
7. الاجتماعات التوضيحية.
8. مراسلات بين الشركة والمتناقصين حول بعض النقاط والتوضيحات التي يكون المتناقص قد طلب فيها وقت لاتخاذ قرار نهائي.
9. وبعد ذلك إعداد التقرير النهائي للعروض الفنية وتقييمها .
10. أعداد التوصية بفتح المظروف المالي حسب نتائج المظروف الفني.
11. فتح المظروف المالي وإعلان أسعار المتناقصين بحضورهم .
12. البدء في التحليل المالي .
13. التوصية بالترسية على ضوء نتائج التحليل الفني والمالي .
فتح المظروف الفني قبل المالي له المساوي التالية:-
1- لا يمكن تحديد فترة التحليل لأنه يعتمد على عدد المتناقصين وعروضهم الفنية وبهذا لا يمكن وضع خطة سابقة يتم فيها موعد الترسية.
2- صعوبة بل من المستحيل اكتمال دراسة تحليل كل عرض تحليل تفصيلي على الوجه المطلوب لأكثر من عرض فني وفي وقت ضيق وخاصة إذا كان عدد المتناقصين أكثر من خمسة فما بالك إذا كانوا أكثر من عشرة ولمشاريع تسليم مفتاح .
3- استهلاك الكثير من الجهد والوقت .
4- استهلاك التكاليف المالية وخاصة عند الاستعانة باستشاريين لتحليل العروض لأنه يتم تحليل عروض متناقصين لن يتم الترسية عليهم .
5- عند تحليل العروض الفنية ومراجعة الحيودات الفنية والطلب من المتناقصين الالتزام بها لأنها مواصفات مطلوبة فإن المتناقصين يطلبوا أسعار إضافية على أسعارهم المقدمة سابقاً في المظروف المالي وهذا يتطلب أعادة المظروف المالي لكل متناقص .
6- وجود بعض الحيود التجارية مع العرض الفني والتي يجب دراستها مع العرض المالي .
7- بعد اكتمال التحليل الفني وفتح المظروف المالي قد يوجد تعارض مع العرض المالي أو ماتم الاتفاق عليه في الاجتماعات التوضيحية
8- وجود بعض الحيود الإضافية مع العرض المالي وعند دراسته مع المتناقص الأقل سعراً يصر عليها لمعرفته بفوزه بالعطاء وقد تكون حيود غير جوهرية لا تمنع الترسية ولكنها حيود عن متطلبات المواصفات .
9- بعض عروض المتناقصين تكون أسعارهم أكثر بكثير من القيمة المقدرة سابقاً من المالك ويستغرق تحليل عروضه الفنية الكثير من الوقت وسعره اكثر بكثير من الميزانية المحددة.
:
الطريقة الثانية :
- فتح المظروف المالي أولاً وبعد تحليل العرض المالي وتحديد ترتيب المتناقصين حسب عروضهم المالية وبعد ذلك يتم البدء في تحليل العرض الفني للمتناقص الأقل سعراً ، وفي حالة عدم إيفاءه بكافة متطلبات المواصفات يتم إفادته بالإيفاء بكامل المواصفات أو النظر في عرض المتناقص الذي يليه وفي حالة إصراره على عدم الإيفاء بكامل المواصفات يتم دراسة العرض الفني للمتناقص الذي يليه .
المميزات :
1- التركيز على تحليل عرض المتناقص الفائز بالعطاء يؤتي ثماره بحيث يتم التحليل الفني على أكمل وجه وتفصيلي من جميع الجوانب للتأكد من إيفاءه بكافة متطلبات نطاق العمل والمواصفات .
2- تفادي تجاوزات المتناقصين للمواصفات لعلمه المسبق إنه في حالة عدم إيفاءه بكافة متطلبات المواصفات فإنه سوف يتم النظر في العرض الذي يليه وقد يكون الفرق غير شاسع بين سعره وسعر الذي يليه وضمن القيمة التقديرية للمناقصة .
3- إمكانية تحديد فترة التحليل الفني وبذلك يمكن وضع خطة جيدة لترسية المشروع ووصول الوحدات في الوقت المناسب .
4- توفير كثير من الوقت والجهد .
5- توفير التكاليف المالية وخاصة للإستسشاريين .
6- تفادي الدخول في معمعة ومقارنة العروض الفنية للمتناقصين بدون الحاجة لذلك لأنه غالباً ما تكون الحيود في العروض غير جوهرية ولكنها تؤثر في أسعار المتناقصين ويصعب مقارنتهم .
7- بعض عروض المتناقصين تكون أسعارهم أكثر بكثير من القيمة المقدرة سابقاً من الشركة فلن يتم النظر في عرضهم الفني وتوفير الوقت بتحليل العروض الذين سوف يتم الترسية عليهم.
الطريقة الثالثة :
- استلام فقط المظروف الفني وبقاء المظروف المالي عند المتناقص واستلامه وفتحه بعد اكتمال التحليل الفني .
الطريقة الرابعة :
لكل مناقصة ظروفها فيتم تحديد طريقة التحليل وأولوبة فتح المظاريف(الفنية والمالية ) من قبل ألادرة المسئولة عن العقد وذالك حسب نوعية المناقصة وحجم نطاق العمل وعدد المتناقصين المؤهلين الذين أشترو وثائق المناقصة والإمكانيات المتوفرة في حينه .
